Pressemelding

I møte 21.januar 2020 behandlet Formannskapet sak 12/20 Dispensasjon for tilsetting som lønningskonsulent og stilling som regnskapskonsulent. På et tidlig tidspunkt i saken oppsto det behov for å lukke møtet da videre behandling kunne sette ansattes rett til personvern i fare. De to representantene fra lokal presse reiste seg og forlot kommunestyresalen. De som da var  tilstede utenom rådmannen og formannskapets medlemmer var formannskapssekretær, oppvekst-, velferds og kultur sjef, konsulent i planavdelingen, assisterende rådmann og stedfortreder for helse-, rehabiliterings- og omsorgssjef. Organet ba om at resten av de tilstedeværende foruten rådmannen også forlot møtet. Rådmannen motsatte seg dette og det oppsto en ordveksling mellom SP og Sv sine representanter og rådmannen. Undertegnede opplevde og forsto rådmannen dit at han ikke ville behandle saken uten at de han bestemte skulle være tilstede, var der. Det ble blant spurt om det er praksis at personalsaker blir diskutert i rådmannens ledergruppe, noe rådmannen bekreftet.

Her dreier det seg om to forhold:

Praksis ved lukking av møter i folkevalgte organ

Praktisering av personvern hos Nordkapp kommune som arbeidsgiver

I etterkant av møtet 21.januar 2020 er lovmessigheten i de to forholdene belyst.

Lukking av møter

Kommuneloven § 11 -5 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer dersom ikke noe annet følger av denne paragrafen.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Organet skal også vedta å lukke et møte når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

a)

Hensynet til personvern krever at møtet lukkes.

b)

Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Kommunerådet eller fylkesrådet bestemmer selv om et møte i rådet skal være åpent. Hvis rådet skal behandle saker som er omtalt i andre ledd, skal møtet være lukket.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte.

Det står følgende i kommentarutgaven til kommuneloven, §11-5 Møteoffentlighet:

At møtet er lukket innebærer at utenom møtende medlemmer eller varamedlemmer er det bare ordfører eller fylkesordfører eller representant for denne (§ 6 tredje avsnitt), kommunedirektøren personlig eller ved en av sine underordnede (§ 13-1 femte avsnitt), leder for kommune- eller fylkesrådet eller annet medlem av dette og kommune- eller fylkesrådsmedlem med ansvar for vedkommende saksområde (§ 10-3 andre avsnitt) som har rett til å være til stede, og da med talerett, men for andre enn ordføreren uten formell forslagsrett, med mindre vedkommende også er medlem av vedkommende organ, noe som bare vil være aktuelt for ordfører. Stemmerett har i alle fall bare de som er medlemmer av det aktuelle organet.

I tillegg er det ansatterepresentanter som har rett til å være tilstede, men kun i saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte:

I tillegg har representanter for de tilsatte i kommunen eller fylkeskommunen som hovedregel møte- og talerett i folkevalgte organer når disse behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de tilsatte, med unntak for saker som gjelder kommunens forberedelse av forhandlinger mm. med de tilsatte, og klagesaker etter forvaltningsloven § 28 andre avsnitt, se koml. 2018 § 13 ‑ 4.

Når det gjelder hvem andre som kan være tilstede, altså de som ikke har lovbestemt rett til å være tilstede i et lukket møte, kan det gis tillatelse fra kommunestyret:

Andre kan få tillatelse til å være til stede, men ikke til å delta i forhandlingene. Vedkommende organ avgjør dette selv fra sak til sak hvis det ikke er gitt bestemmelser om det i reglements form. Når det foretas lukking på grunn av taushetsplikt, må imidlertid kretsen av slike utenforstående personer som gis adgang til møtet, begrenses til det som er helt nødvendig av hensyn til saksbehandlingen eller oppfølgingen av vedtaket.

Det er dermed organet selv, altså det er kun formannskapet i denne saken som kan gi tillatelse. I tillegg hvis det er snakk om taushetsbelagte opplysninger, så skal det begrenses til de som er helt nødvendig å ha med av hensyn til saksbehandling eller oppfølging av kommunestyrets vedtak.

Personvern

Arbeidstilsynet sier følgende om praktisering av personvern:

9. Ivareta personvern (konfidensialitet og dokumenthåndtering)

En leder skal ivareta konfidensialitet i forhold som angår oppfølging av enkeltpersoner. Leder skal også påse at tilløp til kollektiv diskusjon om enkeltpersoner eller spredning av rykter blir stanset.

I den grad det er nødvendig å informere andre, for eksempel ved omplassering, bør arbeidsgiver og arbeidstaker drøfte innholdet i informasjonen. Ivaretakelse av integritet og verdighet er viktige stikkord her.

Vedtak:

Når det gjelder lukking av møter vil ber kommunestyret ordfører følge kommuneloven §11 – 5 og intensjonen med denne lov.

Kommunestyret ber ordfører påse at kommunen ivaretar personvernet for ansatte ved å forberede forvaltningsrevisjon for dette.

For Nordkapp SV,  Trudy Engen